
Eljött az idő, hogy a sok teendő közepette kicsit megkönnyítsd az életedet a vállalkozásodban? Növekszik a céged? A megrendeléseid gyarapodnak, és te már nem bírod a tempót? Akkor itt az ideje az első virtuális asszisztensed bevonásának.
Mikor érdemes virtuális asszisztenst megbíznod?
- Határidő-csúszások: Ha gyakran késik a munkád, vagy állandóan hosszabbítani kell a határidőket, az egyértelmű jel.
- Kimerültség: Ha a munkád már nem okoz örömet, inkább teher, és a minőség rovására megy a mennyiség, akkor érdemes segítséget kérni.
- Elhanyagolt területek: Ha a rendszerezés, blogírás, e-mail marketing vagy a közösségi média posztolások háttérbe szorulnak, vagy egyéb fontos projektek halogatódnak, akkor itt az ideje a delegálásnak.
Hogyan foglalkoztasd az első virtuális asszisztensed?
- Feladatok kategorizálása: Oszd fel a feladataidat kategóriákba (pl. közösségi média, tartalomkészítés, pénzügyek, e-mailek, adminisztráció, szervezés,…).
- Priorizálás: Jelöld meg, melyik feladatot élvezed, melyiket nem, és melyik mennyi idődet veszi igénybe.
- Feladatok delegálása: Keress olyan virtuális asszisztenst, aki képes ellátni a nem kedvelt és időigényes feladatokat.
- Elvárások meghatározása: Határozd meg, milyen tapasztalatokkal, készségekkel, képességekkel rendelkezzen a számodra ideális virtuális asszisztens, és hogy hajlandó vagy-e képzést nyújtani.
- Keresés és válogatás: Kérj ajánlásokat kollégáktól vagy használj online platformokat. Alaposan nézd át a kiválasztott virtuális asszisztens weboldalát, LinkedIn profilját.
- Első lépések: Vedd fel kapcsolatot a kiválasztott emberrel e-mailben vagy telefonon. Készíts egy szerződéstervezetet, különösen, ha a virtuális asszisztens ügyfélszolgálati munkát is végez.
- Próbalehetőség: Fontold meg, hogy egy kisebb projekttel teszteljétek egymást, mielőtt hivatalosan is felveszed.
Fontos tippek:
- Képzés: Ha szükséges, készíts írásos vagy videós útmutatót a feladatok elvégzéséhez.
- Kommunikáció: Legyél világos és határozott a feladatok meghatározásakor. Adj elegendő időt a virtuális asszisztensnek a feladat elvégzésére, és válaszolj gyorsan a kérdéseire.
- Realitásérzék: Ne várj el mindent egyetlen virtuális asszisztenstől. Nem fogja átvenni tőled a cég vezetését. Mindenkinek megvannak a saját erősségei és gyengeségei. Fokozatosan bővítsd a csapatodat, ahogy a vállalkozásod növekszik.
- Befektetés a jövőbe: Egy virtuális asszisztens nem csak időt, de pénzt is megtakarít neked. Több időd lesz kreatív munkára, új projektekre és a vállalkozásod építésére.
- Saját tapasztalat: Ha te magad is elvégezted a feladatokat, amiket kiadsz a virtuális asszisztensednek, könnyebben megérted a virtuális asszisztensek igényeit és elvárásait.
A virtuális asszisztens felvétele izgalmas lehetőség a vállalkozásod fejlődéséhez. Ne félj kipróbálni!